360° tagasiside hindamine on hindamis- ja arendamisinstrument, mille abil on võimalik koguda kompleksne tagasiside inimese kompetentsidele, oskustele ja käitumisele.
Hindamise tulemusena saab inimene teada, kuidas tajuvad tema käitumist kaastöötajad või teised temaga lähedalt seotud grupid. Joonistuvad välja inimesed tugevused ja arenguruum nähtuna teiste poolt.
Kaks argumenti 360° tagasiside hindamise tegemise toetuseks:
- Annab ausa vastuse küsimusele „kuidas mul läheb“.
- Võimaldab kontrollida enesehinnangu paikapidavust.
Sagedamini kaasatavad hindajagrupid on:
- Ülemused
- Alluvad
- Kolleegid
- Partnerid
- Kliendid
Hindajatena võivad olla ka
- Juhendajad
- Juhendatavad
- Sõbrad ja lähedased tuttavad
- Pereliikmed
- Huvitegevuse grupiliikmed vms.
Alati hindab inimene ennast ka ise!
360° tagasiside hindamine on saanud mitmeallikase tagasiside sünonüümiks. See tähendab, et kuigi alati ei pruugi kõik hindajagrupid olla esindatud (nt pole kliente või ülemust) ja sellisel juhul on sisuliselt tegemist 270° või 180° hindamisega, nimetatakse seda ikkagi 360° tagasiside hindamiseks.
360° tagasiside hindamise juures tuleb meeles pidada, et mitte hindamine, vaid tagasiside on see, mis meetodi väärtuslikuks muudab ja millel peaks asuma rõhumärk.
360° tagasiside hindamise protsess
360° tagasiside hindamise läbiviimisel on 4 peamist etappi:
- Ettevalmistused.
- 360° tagasiside hindamise teostamine.
- Andmeanalüüs ja raportite koostamine.
- Refleksioonisessioonid hinnatavatega.
Tagasiside hindamise teostamine eeldab tihedat koostööd konsultandi ja tagasiside hindamist tellinud organisatsiooni vahel – eesmärgiks on saada tagasiside raportid, mis annaksid sisendit hinnatavate enesearengule.
1. Ettevalmistused
360° tagasiside ettevalmistamise etapis tuleb otsustada:
- Keda? Ehk kes on need, keda hindama hakatakse;
- Kes? Ehk millised on hindajagrupid/kes hindavad;
- Mida? Ehk mis on need asjad, mille kohta tagasisiside uuringu puhul hinnanguid kogutakse;
Valides, keda hinnatakse, saab ühtlasi mõelda selle peale, kes teda hinnata saavad. Nt keskastme juhile saavad hinnanguid anda tema alluvad, kolleegid, juht ja koostööpartnerid.
Küsimustiku koostamine
Uuringu läbiviimiseks kasutatakse selleks spetsiaalselt kavandatavat küsimustikku, mille koostab konsultant koostöös tellija esindajaga.
Küsimustik võiks sisaldada nii skaalavastustega kui vabade tekstivastustega küsimusi/väiteid ning peab võimaldama põhjalikku tagasisidet hinnatavale. Oluline on küsimuste sõnastus, hindajatele peab olema selgelt arusaadav, mida hinnatakse.
Küsimustiku koostamise aluseks võetakse tagasiside saamise seisukohast olulised teemad. Nende teemade allikateks võivad olla organisatsiooni väärtused, kompetentsimudelid, käitumiskokkulepped vms.
NB! Kuna küsimustike aluseks olev materjal on sageli mahukas, tuleb teha valikud, mida küsida, pidades silmas, et hindajatel oleks võimalik seda ka reaalselt hinnata.
Mille kohta saab hinnanguid anda?
- Oskused – käitumismustrid, mis on enamasti lihvitud standardile vastavaks (nt võõrkeele oskus, (arvuti)programmi kasutamise oskus, konfliktide lahendamise oskus vms).
- Kompetentsid – kombinatsioon teadmistest, oskustest, hoiakutest ja isikuomadustest, mis avalduvad käitumises ja on seega vaadeldavad, mõõdetavad ja hinnatavad.
- Isiksuseomadused – näiteks avatus, leplikkus, tulemustele orienteeritus vms.
- Hoiakud ja emotsioonid – mis selgelt avalduvad käitumises ja mille väljendused on üldmõistetavad nt kannatlikkus, optimism, sõbralikkus.
- Tegevused – nt juhendamine, tagasiside andmine, info jagamine vms.
Hinnatavate ja hindajate teavitamine
Kogu ettevalmistuse vältel on äärmiselt oluline asutusesisene kommunikatsioon – inimestele on vaja selgitada, mida, miks ja kuidas hakatakse tegema ning mis saab tulemustest. Uued ja võõrad asjad tekitavad inimestes hirmu ja vastupanu. Vastupanuga toimetulekuks on vaja aega, kannatlikust, korduvat info jagamist ja kuulamist.
Anonüümsus ja konfidentsiaalsus on kaks märksõna, mis käivad 360° tagasiside hindamisega kaasas (ja mida tuleb info jagamisel kindlasti rõhutada!). Hindajad annavad oma hinnangud anonüümselt st hinnatav ei saa teada, kes täpselt millise hinnangu tema kohta on öelnud. Enamasti on erandiks juhi poolt antud hinnang! Anonüümsuse tagamiseks ei tooda raportides eraldi välja nende hindajagruppide hinnanguid, kus laekunud vastajaid on vähem kui kolm.
Konfidentsiaalsuse tagamiseks on oluline, et need inimesed, kellel on võimalus või õigus teada saada teiste tulemusi, on kohustatud seda informatsiooni mitte jagama. Hindamistulemusi teavad kindlasti raportite koostajad ja iga hinnatav ise. Traditsiooniliselt ka vahetu juht ja/või personalijuht. Kaasajal on rohkem levinud seisukoht, et tulemused kuuluvad inimesele endale ja ta otsustab ise, kellele neid jagab/näitab.
Organisatsioonisisese teavituse teeb tellja esindaja, informeerides inimesi projekti eesmärkidest, hindamisprotsessist ja ootustest neile hindamise käigus. Oluline on hindajate motiveerimine siiraste ja sisuliste hinnangute andmiseks ning vajadusel anonüümsuse ja konfidentsiaalsuse rõhutamine.
Hindajate valimine
Hindajateks peaksid olema inimesed, kel on võimalik hinnatava kohta hinnangut anda. Teisisõnu hindajad puutuvad hinnatavaga (tööalaselt) kokku ja on olnud situatsioonides, kus avaldub käitumine, mille kohta küsimustikus on esitatud väited.
Tavapärased hindamisgrupid on järgmised (ei pea kõiki kasutama):
- Hinnatav juht ise (enesehinnang)
- Juht (või juhid, kui tegemist on maatriksstruktuuriga)
- Alluvad (soovitavalt kõik)
- Kolleegid (sama tasandi juhid ettevõttest)
- Partnerid (kliendid ja koostööpartnerid väljaspool ettevõtet)
Soovitavalt võiks kolleegide ja partnerite grupis olla vähemalt 4-5 nime, kuid mida suurem on hindajate arv, seda parem (kõik kutsutud ei pruugi ka vastata). Hindamiskeskkond ja konsultant hindajate arvule mingeid mahupiiranguid ei sea. Ainsaks piiranguks võib olla see, kui ühele hindajale koguneb liiga suur arv hinnatavaid.
Konsultandi soovitus on lasta hinnatavatel endil oma hindajad valida. Soovi korral võib tellija esindaja nimesid lisada, kuid mitte ära võtta.
Parima hindamiskvaliteedi saamiseks oleks hea, kui ka hinnatavad ise teavitavad oma hindajaid, et on neid valinud ja paluvad hindamises osaleda.
Hindamise ettevalmistamiseks vajame Teie käest hindamissuhteid, nn. hindamismaatriksina – hinnatavate ja hindajate nimesid, e-maile ja positsiooni hinnatava suhtes (juht, kolleeg jne). Konsultant saadab Tellijale vastava tabeli vormi (vt.näide).
Küsitluskeskkonna ettevalmistus
Konsultant sisestab küsitluskeskkonda hinnatavate ja hindajate andmed, hindamissuhted, küsimustiku, kutse- ja meeldetuletuskirjade tekstid ning määrab programmis hindamisperioodi.
Esmase hindajatele mõeldud kutsekirja teksti kooskõlastame eelnevalt tellija esindajaga.
2. 360° tagasiside hindamise teostamine
Uuring viiakse läbi veebipõhises küsitluskeskkonnas. Konsultant pakub kogu hindamisperioodi ajal help-desk tuge neile, kel tekib küsimusi või probleeme (kadunud salasõna, probleemid keskkonda sisenemisel, tahetakse kinnitust, et hinnang on kohale jõudnud vms).
Teiega kokku lepitud sagedusega saadame välja meeldetuletuskirju neile, kes pole hindamisi alustanud või kellel on hindamine pooleli jäänud. Konsultant ei vastuta osalusaktiivsuse eest. Me teeme omalt poolt kõik, et hindamisele kutsutuid korduvalt teavitada, kuid hindamisaktiivsuse suurendamiseks võib olla vajalik ka Teiepoolne teavitustöö.
3. Andmeanalüüs ja raportite koostamine
Laekuvad vastused kogunevad andmebaasi, mille alusel genereeritakse raportid. Raportite koostamist ei saa alustada enne, kui kogu hindamine on lõppenud.
Individuaalraport sisaldab:
- Individuaalseid hindamistulemusi graafiliselt ja numbriliselt nii küsimuste kui kompetentsiklastrite kaupa ja erinevate hindajagruppide lõikes.
- Võrdlusi enesehinnanguga.
- Võrdlusi referentsgrupiga (teised samal juhtimistasandil olevad hinnatavad).
- Antud vabavastuseid ja kommentaare.
Alluvate, partnerite ja kolleegide hindajagruppides ei kuvata konfidentsiaalsuse tagamiseks tulemusi eraldi juhul, kui grupis oli laekunud vähem kui 3 hinnangut. Antud hinded lähevad aga ikkagi keskmiste koondhinnete arvutusse.
Juhul kui tellija ei soovi tagasiside sessiooni konsultandiga, soovitame lisada raporti lõppu ka juhendküsimused, mis aitavad raporti läbitöötamisel ja isikliku arenguplaani koostamisel.
Raportite struktuuri ja kujunduse osas oleme paindlikud ja saame need teha just vastavalt tellija soovidele.
Üksikute hindajate antud hinnanguid me ei väljasta, ei hinnatavatele ega tellijale.
Raportid valmivad elektrooniliselt PDF failiformaadis. Raportite edastamine hinnatavatele toimub vastavalt sõlmitavale kokkulepele.
Koondraport sisaldab:
- Protsessi ja hindamiskäigu kirjeldus.
- Esmased kvaliteediindikaatorid (osalusmäär, mittetäielike raportite määr, vastamata küsimuste määr, vabavastuste andmise määr).
- Hindamistulemused küsimusklastrite, hindajagruppide ja struktuuriüksuste lõikes (graafiliselt ja tabelitena).
- Vabavastuste kvalitatiivanalüüs.
- Hinnatavate üksiktulemused hindamisküsimuste ja hindajagruppide lõikes.
- Lisadena hindamisküsimustik ja hinnatavate nimekirjad.
Koondraport väljastatakse tellijale elektroonselt MS Word failiformaadis edasiste töötluste hõlbustamiseks.
4. Refleksioonisessioonid hinnatavatega
Individuaalse tagasiside-sessiooni kestvus ühe inimesega on 1-1,5. Vestlus on coachingu põhimõtteid järgiv. See tähendab, et mitte konsultant ei “tõlgi tähtsa näoga” tulemusi hinnatavale, vaid inimene võtab ise vastutuse oma arengu eest. Ta saab konsultandi suunamisel võimaluse läbi arutada oma tulemused, ventileerida esmaseid emotsioone, anda ise saadud tagasisidele tähendus ning teha järeldused edasiseks arenguks. Sessiooni käigus valmib esmane tegevuskava edasisteks arendustegevusteks.
Meetodi eeliseks on personaalne lähenemine, võimalus sügavaks eneseavamiseks turvalises keskkonnas ning vajadusel ka tugevate emotsioonide läbitöötamine.
Meetodi puuduseks on ajamahukus, pole võimalik kasutada grupisünergiat ja –toetust ning arendada koostööd teistega.
Hoolikat tähelepanu vajab vestlussessioonide ajastamine. Vestlus on tulemuslikum, kui hinnatav saab eelnevalt võimaluse oma raport läbi vaadata. Samas ei tohiks vahe raporti kättesaamise ja vestluse vahel olla pikem kui paar päeva. Eriti oluline on see juhul, kui tulemused ei ole väga positiivsed. Ka ei tohiks erinevate grupiliikmete vestlused ajas palju hajuda, soovitav oleks need teha võimalikult kompaktselt, järjestikkustel päevadel. Üks konsultant jõuab päevas teha 5-6 kohtumist.
Grupiviisilise tagasiside-sessiooni kestvus on 4-6 akadeemilist tundi, grupi suurus ei ole piiratud. Konsultandi juhendamisel töötavad osalejad oma tulemused läbi, saavad neid arutada teistega (eneseavamise ja jagamise määra otsustab iga osaleja ise, kedagi ei sunnita rohkemaks, kui ta on ise valmis) ja küsida täiendavat tagasisidet. Ka siin koostab iga osaleja endale esialgse individuaalse arengukava, kuid lisaks on võimalus grupikokkulepeteks nt. teatud käitumiste, lähenemisviiside või eesmärkide osas ja seeläbi edendada koostööd ettevõttes.
Meetodi eeliseks ongi grupisünergia ärakasutamine arengule motiveerimiseks ning koostöösuhete arendamine. Ka on meetod ressursisäästlikum.
Grupimeetod võib olla ebasobiv, kui grupis puudub üksteise suhtes vähimgi usaldus, inimesed on omavahel tugevas konkurentsis ning sagedastes konfliktides.
Kombineeritud meetodil pakutakse grupisessiooni järgselt ca 1-tunniseid individuaalsessioone neile, kes seda vajavad. Nt. inimesed, kes on saadud tagasisidest tugevalt häiritud, on usaldamatud grupikaaslaste suhtes või vajavad märkimisväärselt rohkem aega eneseanalüüsiks.
