Kristel Jalak, 28.04.2010
Teadmusjuhtimine (knowledge management) kõlab hirmutava terminina ja võib jätta mulje, et sellega tegelevad vaid suurkorporatsioonid, kel laialt personalispetsialiste käepärast.
Tegelikult on asi lihtsamast lihtsam. Jutt käib töötajate teadmiste arendamisest läbi:
- teadmiste loomise
- teadmiste jagamise
- teadmiste kasutamise
- teadmiste säilitamise
Ja vahet pole, kas organisatsioonis töötab kolm või kolmsada (kolm tuhat) inimest.
Teadmised ei ole selles kontekstis mitte ainult teave ja informatsioon, vaid ka oskus neid kasutada. Ehk siis vastus küsimustele mida? miks? ja kuidas?
Teadmisi luukse, kui inimesed leiavad uusi võimalusi asjade tegemiseks. Oluline on, kas ja kuidas inimesed neid teadmisi omavahel jagavad. Teadmiste kasutamine näitab, kas teadmised rakenduvad organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks. Teadmiste säilitamine võimaldab neid hiljem uuesti kasutada. Ka siis, kui inimesed organisatsioonis vahetuvad.
Mõned soovitused, kuidas hõlpsasti parandada teadmusjuhtimist organisatsioonis:
- pange (lühidalt) kirja tegutsemisjuhised kõige tavapärasemate võtmeprotsesside jaoks. Kui seda tundub olevat liialt palju, tehke miinimumvariandina kontroll-lehed, mille abil uus või kogenematu töötaja saab ise kontrollida, kas ta tegi kõik vajaliku. Dokumendid peavad olema kergesti leitavad ja kättesaadavad ka ajal, mil teid ennast kohal pole.
- Pöörake koolitusplaan koolitamisplaaniks. Selle asemel, et uurida, mida inimesed õppida tahaksid, selgitage välja, mida nad võiksid teistele õpetada ja koostage sisekoolituskava. Tehke see kõigile kättesaadavaks.
- Kui keegi käib koolitusel või konverentsil,võiksid materjalid ja lühikokkuvõte toimunust olla kättesaadavad kõigile.
- Tunnustage neid inimesi organisatsioonis, kes jagavad oma teadmisi teistega.
- Uurige oma mitte-nii-lähedastelt kolleegidelt, mille kallal nad töötavad? Nii saate teada, kelle poole millise info saamiseks tasuks pöörduda.
- Talletage klientide küsimused ja vastused ühte faili. Enamjaolt on tegemist korduvate küsimustega ja vastuseid saab „taaskasutada“.
- Planeerige vähemalt paar korda aastas oma kalendrisse „arhiveerimispäevad“. Kasutage neid päevi selleks, et üle vaadata lauanurgale-sahtlitesse-arvutisse kogunenud kirjad, dokumendid ja materjalid ning otsustage, mis nendega edasi teha. Kustutada/ära visata, süsteemselt talletada, kolleegidega jagada?
- Muudke uudistering koosolekute kohustuslikuks osaks. Õppige ja õpetage seda läbi viima kiirelt, ilma ülearuse lobata. Nii on võimalik väga efektiivselt omavahel olulist teavet jagada.
- Muutke harjumuseks teha projektide lõppedes kirjalikke lühikokkuvõtteid kõige olulisemast, sh saadud õppetundidest.
- Küsige julgelt küsimusi. Alati. Inimeste teadmised võivad üllatada!
