Kristel Jalak, Ilmunud: Self II OÜ kliendileht nr 4, jaanuar 2007
Paul Gauguin nimetas seda elu küsimuseks ja maalis pintsliga lõuendile.
Paljudele organisatsioonidele on see tänapäeval eluküsimus, millele vastuse leidmine aitab selgusele jõuda oma eesmärkides ja võimalustes, varjatud ressurssides ja piirangutes. Aitab püsida konkurentsis, suurendada käivet ja kasumit, olla edukam.
Väga sageli on vastused neile küsimustele olemas organisatsioonis endas. Aga seda ei teata. Neid lihtsalt ei osata üles leida. Igapäevane oravaratta ringiajamine ei jätagi eriti mahti mõtelda sellele, mida me tegelikult teeme ja miks.
Edukad on need organisatsioonid, mis kasutavad rohkem ära oma töötajate varjatud potentsiaali. Nende ideid, kriitikameelt, loovust, ohutunnetust või uudseid lahendusi.
Kiireim viis selle potentsiaali avamiseks on töötada üheskoos, grupis. Olgu see siis nõupidamise, projektigrupi või arenguseminari vormis. Töögrupis tekib rohkem ja loovamaid lahendusi, filtreeritakse kiirelt välja ebareaalne või mitte teostatav. Ka on osalejad rohkem valmis isiklikult panustama ja pühenduma muudatuse elluviimisele.
Grupitöö lisakasuna õpivad inimesed sageli üksteist paremini tundma. Suureneb arusaam ettevõtte olukorrast ja eesmärkidest ning kasvab meie-tunne.
Edukad on need organisatsioonid, mis kasutavad rohkem ära oma töötajate varjatud potentsiaali.
Töögruppi kui töövormi väärtustatakse üha enam ja paljud asutused viivad neid ise läbi kas regulaarselt või ad hoc vastavalt organisatsiooni vajadustele. Samas ei lõpe need üritused alati edukalt. Edukalt selles mõttes, et:
- saavutatakse konkreetne tulemus, väljund
- kõik osalejad saavad tulemusest ühte moodi aru
- kokkulepete ja otsuste taga on kas konsensus või valdav enamus
- tulemused on rakendatavad ja järgmine tegevus kõigile teada
- osalenud inimesed on rahul, uhked enda ja töögrupi üle ning motiveeritud tulemusi rakendama
Paraku oleme klientide suust kuulnud gruppide juhtimise kohta ka järgmisi näiteid:
“Mõnikord kipuvad teemad väga laiali valguma ning asjakohane diskussioon asendub lihtsalt teemavälise keskusteluga.”
“Ideede genereerimine on ka üks teema, kus on vajakajäämisi, ehk et sageli võib näha osalemas inimesi, keda teema justkui puudutab, aga nad ei tee terve ürituse ajal kordagi suud lahti ega ütle sõnagi sekka.”
“Juht räägib kogu aeg ise, sealjuures enamiku aja ta õiendab kellegi kallal.”
“Domineerivad tugevamad isiksused, kõigi arvamust ei kuulata ära või siis moderaator peab enda arvamust kõige õigemaks ja nii läheb ka tema otsus kõigi nimel kirja.”
“Rääkisime palju aga mingit tulemust asjal ei olnud. Eesmärk jäi ka segaseks.”
Mis on siis need põhjused, miks töögrupid vahel ebaõnnestuvad? Erinevad grupitöö vormid nõuavad mõneti erinevat lähenemist ettevalmistusele ja läbiviimisele. Selles artiklis siin ei räägi ma koosolekutest ega nõupidamistest, vaid peatun arenguseminaridel.
Arenguseminar on grupitöö vorm, kus aktiviseerivate töömeetoditega õhutatakse osalejate vaba mõttevahetust, loovust, süvitsi ja “raamist väljas” mõtlemist ja seda kõike ikkagi konkreetse teema või arenguülesande piirides. Arenguseminar kui töövorm on üpris universaalne. Seda saab kasutada, et määrata ja täpsustada strateegiat, eesmärke, arengusuundi, tegevuskavasid, lahendada probleeme või konflikte, suurendada teineteisemõistmist, sõlmida kokkuleppeid töötajate vahel ja palju muud.
Lisaks on seda lihtne teha. Õigemini – see näib petlikult lihtne. On kolm suuremat komistuskivi (lisaks veel hulk väiksemaid kive, kruusa ja liiva – aga nende jaoks ei jätku siin loos ruumi), mis võivad nurjata hea kavatsuse.
Ettevalmistus
Kõik algab eesmärgistamisest. Miks me seda üldse teeme? Miks just nüüd? Milline oleks oodatav tulemus? Selle miinimum ja maksimum? Kuidas me üldse teame, kas me oleme eesmärgi saavutanud, või mitte?
Kui ürituse juhi peas ei ole olemas vastuseid neile küsimustele enne seminari algust, siis küsimusteks need jäävadki. Ei maksa loota, et ehk tekivad vastused seminari käigus.
Eesmärgist lähtuvalt tuleb nüüd otsustada, keda osalema kutsuda. Tallinna Ülikoolis 27.-28.oktoobril 2006 toimunud konverentsi “Inimteadvus ja käitumine riski tingimustes” üks esinejatest Anu Virovere EBS-ist esitas oma ettekandes intrigeeriva küsimuse: “Kas mitu lolli teevad parema otsuse, kui üks loll?” Vastus oli kindel “ei”. Lollus võimendub, nii nagu tarkuski.
Kui me soovime head tulemust, tuleb kaasata õiged inimesed.
Kui me soovime head tulemust, tuleb kaasata õiged inimesed. Need, kellel on olemas vajalikud teadmised, kogemused, mõtteviis. Need, kes on eksperdid mingi töö või probleemi alal. Need, kelle tööd kõnealune arenguülesanne või selle oodatavad lahendused kõige enam puudutab. Ja ka need, kes võivad saada taksituseks, kui neid aegsasti ei kaasata. Kindlasti on olemas veel teisigi kategooriaid.
“Õiged” inimesed ei ole need, kellega on lihtne ja mõnus koos olla vaid need, kes suudavad sisuliselt panustada. (Ja vahel just see teebki asja keeruliseks, sest nad ei pruugi olla just kõige armastatumad kolleegid).
Vähe oluline ei ole ka ajakava, koha, olmevajadute, materjalide ja muu töökeskkonnaga seonduva läbimõtlemine.
Grupiprotsesside tundmine ja juhtimine
Paljud grupijuhid pole midagi kuulnud grupi arengufaasidest, rääkimata nende juhtimisest. Kui me oma grupitöömeetodite koolitusel räägime konfliktifaasi kiiremast esilekutsumisest, siis sageli saame osalejatelt vastuväiteid: “Meie meeskonnas küll konfliktifaasi ei esine” või “Kas ma pean nad tõesti tülli ajama?”
Ka grupi soojendamine ja õhkkonna loomine tundub sageli mingi tilu-lilu ja raisatud aeg. Targem oleks kohe asja kallale asuda, aega ju niigi vähe! Toon siis ikka näite inimesest, kes aja kokkuhoiu nimel jätab tolmuimeja vooluvõrku lülitamata ja nühib oma vaipa niisama, mittetöötava masinaga, lootuses, et töö saab nii kiiremini tehtud.
Rumal? Sama rumal on loota kiirelt häid tulemusi inimestelt, kes pole “sisse lülitatud”.
Grupiprotsesside juhtimise oskuste alla kuulub ka osalejate aktiivsuse tasakaalu hoidmine. Jutupaunikute ohjeldamine ja tagasihoidlike julgustamine ja kaasamine. Ja seda nii, et inimesed ei solvuks ega tunneks ebamugavust.
Meetodite valik
Hästi toimiva tegevusplaani saamiseks on oluline hoida lahus probleemide diagnoosimine ja lahenduste välja töötamine. Liiga sageli asutakse rakendama esimest pähe tulnud või ilmselgena näivat lahendust. Tulemus – lahendatakse vale probleemi!
Arenguseminaril kasutavad töömeetodid peaksid võimaldama struktureeritult lahendada arenguülesannet, jagades töö etappideks ning tegeledes nendega ükshaaval. Mõned näited on lisatud joonisel.
Lisaks võiks hea seminar olla hoogne, kaasahaarav ja miks mitte lõbus. See ei vähenda, pigem suurendab huvitavate tulemuste saamist.
Gruppide juhtimist on võimalik õppida ning kindlasti oleks vastava koolituse läbimine hea investeering igale juhile. Omandatavaid oskusi saab kasutada kõikjal, kus töötab koos rohkem kui üks inimene.
Samas võib vahel olla ikkagi otstarbekam kasutada seminari läbiviimiseks konsultandi abi, mitte teha seda ise. Näiteks siis kui:
- vaatamata senistele ponnistustele tundub, et areng on takerdunud, senised arendusmeetodid ei anna soovitud tulemusi
- töötajate motivatsioon arenguseminaridel panustamiseks on langenud
- organisatsioonis puudub aktiivmeetodite kasutamise kogemus või seminari juht kardab, et tal ei jätku autoriteeti inimeste ohjamiseks
- on kahtlus, et tippjuhi osalemine võib pidurdada teiste osalejate aktiivsust
- arengueesmärk on ebaselge, organisatsioonis on palju eriarvamusi või sisekonflikte või pole sisekliima eriti avameelne ega usalduslik
- osalejate arv on suur
- osalejate hulgas on palju uusi töötajaid
- tööpinge ja ajasurve ei võimalda süvenemist, osalejad üritavad samaaegselt teha tööd ja osaleda seminaril
Konsultantide kaasamine võimaldab efektiivsemalt lahendada arenguülesannet. Kasutatavad aktiviseerivad- ja loovmeetodid võimaldavad maksimaalselt ära kasutada osalejate potentsiaali. Väljaspoolt organisatsiooni tulnud konsultantidel on suhteliselt lihtsam panna gruppi tegema mõnda ebaharilikku harjutust või ülesannet, mis, oma inimese poolt algatatuna, võiks tunduda “veider” või “kohatu”, konsultandi tehtuna annab aga väga hea tulemuse.
Konsultandid on õppinud ohjama grupiprotsesse ja ei kaota silmist kokkulepitud eesmärki, mis kergesti võib juhtuda läbiviijaga organisatsiooni seest, juhul kui seminaril toimuv teda isiklikult puudutab või kaasa haarab. Neutraalne moderaator annab seminarile kindla struktuuri, mis tagab fookuse püsimise ja praktiliselt kasutatavate tulemuste saamise suhteliselt lühikese aja jooksul.
Ka on väliskonsultandid objektiivsemad ja võivad vajadusel anda lisapanuse oma teadmiste ja kogemuse näol.
Lisaks teevad konsultandid järeltöö – süstematiseerivad ja vormistavad seminari käigus valminud materjali ja – kui tellija seda soovib – jälgivad edasisi protsesse, kokkulepitu rakendamist ning vajadusel “torgivad tagant”.
Ning lõpuks, kaasates konsultandid seminari tegema on võimalus õppida erinevaid grupitöö juhtimise meetodeid elust endast, mitte raamatutest. Näha, kuidas need töötavad ja miks mitte tulevikus ise proovida.
