Tiit Kõnnussaar, ilmus www.juhtimine.ee 28.08.2007
Kui ma pärast kahepäevast koolitust arvuti avan ja näen teadet „Inbox (78)”, siis tabab mind valusa hoobina arusaam, millega ma oma järgmist kolme-nelja tundi sisustama hakkan.
Kuidas sellise virtuaalse laviiniga võimalikult kiiresti hakkama saada, nii et ennelõunal jääks aega veel muudki asjalikku teha?
Olen viimase 3–4 aastaga hakanud hindama kõiki nippe ja meetodeid, mida vohava e-postiga võitlemiseks kasutada.
Reegel 1. Hoia oma sissetulevate kirjade lahter (inbox) tühi. Inbox’is asuvad vaid värskelt sisse tulnud e-kirjad. Korrapäraselt tühjendatud sissetulevate kirjade postkast loob ülevaate ees ootava töö mahust ja annab võimaluse kirju kiiresti ja efektiivselt sorteerida. Ja tühja postkasti on hea vaadata!
Reegel 2. Sorteeri sissetulnud kirju mitte sagedamini kui paar korda päevas. Liiga sage kirjadega tegelemine raiskab aega ja võib tähelepanu olulistelt asjadelt kõrvale juhtida. Kui oma posti sorteerid, siis tõsta kiri kohe õigesse kausta ja kustuta ta sissetulnud kirjade kaustast.
Reegel 3. Kirjade efektiivseks sorteerimiseks loo iga olulise teema tarbeks eraldi kaust (folder) või silt (G-mailis label). Näiteks: „Isiklik”, „Tööasjad”, „Kool” ja nende alamkaustad: „Arhiiv”, „Vastata”, „Oota vastust” (juba vastatud kirjad, millele sa ootad vastust kelleltki veel), „Vajalik info”, „Huvitav” jne vastavalt oma vajadustele.
Ära tee rohkem kaustu, kui sa aktiivselt kasutad.
Kirjade efektiivseks sorteerimiseks loo iga olulise teema tarbeks eraldi kaust
Mina ise kasutan järgmisi: „Vajalik info”, „Ajad, kohtumised”, „Vastata kiire,” „Oota vastust”, „Huvitavad raamatud”, „Kunagi, võib-olla,” „Kirjade põhjad” ja tervet rida teisi silte, mille abil saab oma kirjavahetust kiiresti teemade kaupa avada. Kui sinu programm peaks kaustu paigutama vaid tähestiku järgi, saab hüüumärkide ja tühikute abil kausta nime ees kaustu õigesse järjekorda reastada.
Reegel 4. Alusta uuematest kirjadest. Vanematest kirjadest alustades võid pärast vastuse valmiskirjutamist avastada, et 20 kirja hiljem on probleem juba lahenduse leidnud ja seega on vastamisele kulutatud aeg raisatud.
Reegel 5. Sorteerides ava kirju järjest. Kui oled kirja avanud, siis otsusta kohe, mida sellega edasi teha. Kui vastamiseks kulub alla 2 minuti, siis vasta kohe. Kui vastamiseks kulub enam kui 2 minutit, siis aseta kiri õigesse kausta oma järge ootama. Käi südant kõvaks tehes järjest läbi kogu sissetulevate kirjade kaust.
Reegel 6. Kasuta filtreid. Filtrid aitavad kirju paremini ja kiiremini sorteerida – nii hoiad kokku nii aega kui ka energiat.
Reegel 7. Kui mingi teema on lõpetatud, tõsta kõik seda teemat puudutavad kirjad ära sama kataloogi arhiivi. Nii ei jää nad sinu kataloogi risustama.
Reegel 8. Kui kirjad on sorteeritud, siis vali sobivaim kaust – minu näite puhul siis „! Vastata kiire” ja asu asja kallale. Kui vastamiseks on vaja veel täiendavat infot, rändab kiri pärast küsimuste laialisaatmist kausta „!Oota vastust”
Kaustade kaupa kirjadele vastamine muudab keskendumise lihtsamaks ja võimaldab end häälestada kindlale teemale, mis omakorda vähendab kirjadega tegelemise ajakulu.
Reegel 9. Kasuta efektiivset rämpspostifiltrit või veebipõhist programmi, mis ei lase rämpspostil sinu postkasti reostada. Ära kustuta rämpskirju enne, kui oled nad rämpsuna registreerinud – see aitab filtril rämpsposti äratundmist selgeks õppida.
Kui kaua 78 kirjale vastamine selliseid meetodeid kasutades aega võtab? Kui mul õnnestub väikeste modifikatsioonidega kasutada juba olemasolevaid põhju (nt hinnapakkumine) ja osa sorteerimist on juba teinud ka filter, siis eile sain ma hakkama veidi enam kui poolteise tunniga.
