Kristel Jalak, lühendatult Äripäeva eriväljaanne Juhtimine 30.04.2007
Häid esinejaid on imetletud läbi aegade. Usun, et esinemisoskused hakkasid inimeste staatust mõjutama juba verbaalse kõne tekke algaegadel ning karjajuhiks ja liidriks saamisel ei mänginud rolli mitte ainult füüsiline tugevus, kogemused ja nutikus, vaid ka see, kui veenvalt ja mõjusalt suutis üks või teine hõimuliige teistele oma sõnumit edasi anda – varuks vaid piiratud sõnavara, artikuleerimata häälitsused ja kehakeel.
Oskus mõjusalt, enesekindlalt ja veenvalt esineda on universaalne. Seda läheb vaja nii müügi- ja läbirääkimissituatsioonides, poliitikas, juhtimisel, õpetamisel kui eraelus. Head esinejad paistavad silma igas organisatsioonis ja olukorras ning on reeglina edukad.
Ka esineme me palju sagedamini, kui esmapilgul arvata võiks. Võin julgelt öelda, et ka need inimesed, kes ei tee ettekandeid, koolitusi või müügipresentatsioone, esinevad vähemalt paar korda päevas. Olgu see siis mingi teabe jagamine, oma seisukoha põhjendamine, kellegi veenmine või tööülesannete andmine. Nende igapäevatöö “pisiesinemiste” kvaliteet aga on meie karjääri ja edukuse seisukohalt palju olulisem, kui kord aastas saalitäiele inimestele ettekande pidamine mõnel konverentsil.
Head esinejad paistavad silma igas organisatsioonis ja olukorras ning on reeglina edukad.
On levinud müüt, et heaks esinejaks peab sündima. Kahtlemata on kergem esineda neil, kes on juba loomu poolest head suhtlejad ja julged pealehakkajad. Julgus ja oma ärevusega toimetulek ongi ehk peamine, mis eristab head kõnelejat keskpärasest. Samas on hirm avaliku esinemise eest üks enamlevinumaid kartusi üldse.
”Nimekirjade raamat” (”The Book of Lists”), reastab asjad, mida inimesed kardavad. Esinemishirm juhib hirmude edetabelit 41%-ga selliste nähtuste ees nagu kõrgused, ämblikud ja surm. Kõnepidamine on hirmsam kui surm?
Lugusid esinejatelt, kes kirjeldavad oma ärevussümptome on kuulnud küll ehk igaüks. Suu kuivamine, käte või hääle värisemine, kõhuvalu, puperdav süda, kõnevõime kaotus, kõigist mõtetest tühi pea või vastupidi – mingi tobe sundmõte peas vasardamas – sellistena astuvad kuulajate ette mitte ainult algajad vaid ka vägagi kogenud ja kuulsad esinejad.
Teatud ärevus on eduka esinemise jaoks hädavajalik, selle täielik puudumine on märk, et esineja ei võta asja tõsiselt. Kui ärevus muutub aga halvavaks või kaob kontroll toimuva üle, kahjustab see kindlasti esinemise kvaliteeti. Kuid see ei ole peamine. Kõige olulisem kahju, mida ülemäärane ärevus tekitab, on see, et inimene, kes väga kardab, väldib esinemisi, kui vähegi võimalik ja jätab seeläbi ennast ilma võimalusest silma paista, oma sõnumit levitada või teisi mõjutada. Ehk siis jätab ennast ise tahaplaanile.
Kuidas siis ärevusest võitu saada? Usun, et see ei olegi võimalik. Esinemisärevus on normaalne reaktsioon pingutusele ja väljakutsele. Küll on aga võimalik hoida ärevust kontrolli all, nii et hirm ei paistaks välja ja ei segaks suurepärast esinemist.
Kirjanduses on palju soovitusi esinemisärevusega toime tulemiseks. Isiklike kogemuste põhjal olen üsna skeptiline selliste lühisoovituste suhtes nagu:
- valmistu hoolikalt,
- mõtle positiivselt, kinnita endale, et kuulajad on sõbralikud ja hoolivad,
- esita teema enesekindlalt, usutavalt ja entusiastlikult,
- säilita kontroll auditooriumi üle jms.
Mitte et neis soovitustes midagi valesti oleks. Need on lihtsalt liiga üldised, et neist mingit praktilist abi võiks saada.
Esimene samm esinemisärevuse kontrollimiseks on endale tunnistada, et esinemise puhul on tegemist oskustega. Oskused ei ole meile kaasa sündinud, vaid neid õpitakse elu jooksul. Oskusi ei ole võimalik omandada raamatuid lugedes, õppefilme vaadates või loenguid kuulates. Oskusi saab õppida ainult läbi katsetamise, harjutamise, tegemise. On ju selge, et auto juhtimist või klaverimängu ei ole võimalik õppida raamatutest ja loengutest, vaid pideva hajutamisega. Esinemisoskustega on täpselt samuti. Need ei tule ja ei saagi tulla harjutamata. Kaasasündinud võimetel on küll mängida oma osa, kuid see on suhteliselt väike. Nii nagu enamik inimesi on võimelised ära õppima auto juhtimise, on ka enamus meist võimelised pidama mõjusaid ja veenvaid kõnesid ja esitlusi.
Teine samm on ettevalmistus. Just siit saavad alguse läbikukkumised. Enamik esinejatest arvab, et kuulajaid huvitab vaid nende ettekande sisu, sõnum mida nad edastavad. Ka kuulajad ise reeglina usuvad seda. Nii kulutavadki paljud inimesed põhiosa ettevalmistusajast lihvides fakte, otsides tsitaate, kujundades tabeleid ja õppides pähe vastuseid võimalikele küsimustele. Tegelikkuses on paraku nii, et ettekande mõjususe määrab just selle esitamise kvaliteet. Keskpärane sõnum võib oskuslikul esitamisel mõjuda läbimurdena, samas kui väga oluline teade, mida esitatakse viletsalt, jääb tähelepanuta või lükatakse kuulajate poolt tagasi.
Ettekande mõjususe määrab selle esitamise kvaliteet.
Kui teil esinejana ei õnnestu lisada väärtust oma ettekandele, ärge nähkegi vaeva selle suulise esitamisega vaid saatke oma materjal kirjalikult!
Ettevalmistuses tuleks põhirõhk panna esinemise harjutamisele. Harjutamine on tulemuslikum, kui teil on võimalik saada tagasisidet. Paluge oma kolleegi, sõpra või pereliiget olemaks teie auditoorium. Isegi kui nad ei ole teema peensustega kursis, saavad nad öelda, kuidas te mõjusite, milline on peamine arenguruum ja mis kõige olulisem – palju teil tegelikult aega kulus. Oleme ju küll näinud esinejaid, kes paluvad viit minutit ja ei peatu enne, kui pool tundi saab täis.
Abilise puudumisel võite oma esinemise võtta videosse või audiosalvestada, ka nii saate väärtuslikku tagasisidet.
Kõva häälega harjutamine on parim viis esinemisärevuse tegelikuks kontrollimiseks. See ei tähenda, et peate oma teksti pähe õppima. Kui kasutate esinemisel trükitud teksti, slaide või märkmekaarte, aitab harjutamine neid abivahendeid oskuslikumalt ja kiiremini kasutada.
Paljud esinemisoskuste kursusel osalejad ütlevad, et nad harjutavad enne esinemist. Kui ma uurin, kuidas see toimub, selgub, et harjutamiseks peetakse ka oma teksti (korduvat) vaikselt läbi lugemist või slaidiprogrammi läbivaatamist ja ”oma peas rääkimist”. See ei pruugi aga olla piisav ja miski ei asenda tegelikku, valjul häälel esitlust.
Kõva häälega harjutamine on parim viis esinemisärevuse tegelikuks kontrollimiseks.
Minu juhendaja, üks inglise juhtivaid esinemisoskuste treenereid Steven Hancock, kirjeldas tulemuslikku harjutamist nii:
”Kui sa lähed oma hotellituppa esinemisele eelneval õhtul, siis sulge ennast vannituppa. Aseta mapp karaanikausile ja laota sinna peale ettekande tekst ja käekell aja kontrollimiseks. Võta silmside iseendaga – peeglis – ja alusta esinemist. Kõvasti ja selgelt! Kui märkad, et peeglile hakkab suu kõrgusel tekkima udulaik, oled õigel teel. Kui peegel kattub süljepiiskadega, läheb sul hästi, jätka. Võid lõpetada, kui kogu peegel on ühtlaselt udune ja peeglil siuglevad kraanikausi poole süljenired.”
Nali naljaks, kuid põhjalik ettevalmistus ettekande teksti esitamise osas loob olukorra, kus sõnad tulevad lõpuks suhu iseenesest, ”lindilt” ja teie saate oma tähelepanu pühenduda kolmandale esinemisärevust kontrollida aitavatele meetmetele – kehakeelele.
Kehakeel on tõe keel. Keha edestab meie keha kuulajatele sõnumit, millesse me ise usume. Kui keha ja sõna vahel on vastuolu, näiteks räägime vaikse nukra häälega, längus õlgadega ja pilku põrandal hoides oma rahulolust edusammudega, ei usu kuulajad mitte me sõnu vaid seda, mida loevad meie kehakeelest. Õnneks töötab see ka vastupidi: kui ma suudan auditooriumi ees seista püstipäi ja rahulikult, hoida kuulajatega pikalt silmsidet, rääkida pigem veidi aeglasemalt ja madalamalt kui tavaliselt, siis jääb kuulajatele minust mulje kui enesekindlatest ja tasakaalukast inimesest. Ja seda, et tegelikult on mul peopesad hirmust higilibedad ei märka keegi.
Kehakeele kontrollimisest algabki esinemisoskuste tegelik õppimine. Sage viga, mis siin tehakse on see, et püütakse kontrollida ja parandada kõike korraga: pilkkontakti hoidmist auditooriumiga, poosi, žestide ja liikumise kontrollimist, hääle tugevuse ja modulatsioonide reguleerimist, kõne tempot, keelekasutus ja lisaks veel tehnika ning visuaalsete abivahenditega toimetamist.
Žonglööridki harjutavad esialgu ju paari esemega, meisterlikkuse kasvades lisandub üha rohkem kontrollitavaid objekte.
Peamine, mis eristab head kõnelejat kehvapoolsest, on silmside auditooriumiga ja kõne tempo. Kõne tempo aeglustamine ei ole oluline mitte ainult sõnumi paremaks arusaadavuseks kuulajatele vaid see võimaldab esinejal endal rahuneda ja ennast koguda.
On olemas lihtsaid tehnikaid, kuidas reguleerida tempot ja pilkkontakti ning esinemisoskuste kursustel ja käsiraamatutes neid ka õpetatakse.
Peamine, mis eristab head kõnelejat kehvapoolsest, on silmside auditooriumiga ja kõne tempo.
Vast ehk kiireim tee ärevusest vabanemiseks on lasta valla oma emotsioonid. Heal esinejal on isiklik emotsionaalne suhe oma ettekande teemaga ja ta ei häbene seda näidata. Emotsioonid haaravad kaasa kuulajaskonna, muudavad sõnumi veenvaks ning mis kõige tähtsam, rahustavad esinejat. Kui te panustate oma ettekande emotsionaalsele tähendusele, ei jätku teil enam energiat närveerimiseks.
Ja lõpetuseks – ärge kiirustage. Kui astute oma kuulajaskonna ette, ärge tõtake kohe rääkima. Võtke mõned sekundid aega, et saada kontakt oma auditooriumiga. Vaadake inimestele otsa, naeratage neile, hingake sügavalt sisse, lõdvestuge ja alles siis alustage. Sõnad tulevad ise, sest olete neid nii palju harjutanud.
Esinemisäpardusega toimetulek
Naeratus näol ja kindel teadmine, mis on teie põhisõnum, aitavad üle kõigest, mis juhtuda võib.
Teile määratud esinemise aega lühendatakse.
Kiiruga oma ettekande läbi vuristamine teeb asja hullemaks. Valige välja peamised sõnumid ja keskenduge neile, jättes kõrvale kõik, mis ei ole kriitiliselt oluline.
Ettevalmistusel valmistuge ka selliseks stsenaariumiks. Mida võiksite välja jätta, kui teile antakse poole lühem aeg või ainult 5 minutit? Mis on teie põhisõnum ja kuidas seda öelda?
Oluline kuulaja lahkub enne esinemise lõppu.
Alustage esinemist alati oma põhisõnumist. Ülejäänud esinemine on selle väite laiendus, tõestamine ja kordamine. Ka juhul, kui keegi ei lahku varem, aitab selline sruktuur kuulajatel sõnumit paremini vastu võtta ja meelde jätta.
Kui kellegi olulise kuulaja lahkumine tabab teid ootamatult, paluge talt enne lahkumist veel üks hetk aega, et teha kokkuvõte oma sõnumist. Kui teete seda sõbralikult ja naeratades, siis reeglina sellest ei keelduta. Sõnastage ühe lausega oma põhisõnum ja, kui võimalik, toetage seda ühe-kahe peamise argumendiga.
Esitatakse küsimus millegi kohta, millest plaanisite rääkida hiljem.
Vastake väga lühidalt ja selgitage, et räägite sellest hiljem täpsemalt. Küsige, kas see sobib? Vastuse edasilükkamine ettekande lõppu võib kuulajate tähelepanu hoida vastamata küsimusel ja nad ei kuula enam tähelepanelikult.
Esinemist alustades leppige auditooriumiga kokku, kas vastate küsimustele jooksvalt või esinemise lõpus. Esinemise sissejuhatuses esitage oma teemade ülevaade (”rääkige, millest te räägite”), et kuulajad teaksid, milliste küsimustega nad ootama peaksid.
Kaotate mõttelõnga või järje.
Naeratage, vabandage, võtke vajalik aeg enda kogumiseks ja alustage uuesti või jätkake. Võite naeratades kommenteerida oma segadusse sattumist. Kõikidega on seda vahel juhtunud. Enda äparduse tunnistamine muudab teid publikule ainult inimlikumaks ja sümpaatsemaks.
Kuulajad loevad jaotusmaterjale kiiremini kui teie oma teemat esitada jõuate. Kui võimalik, ärge andke kirjalikke materjale kätte enne oma esinemise lõppu. Kui peate kirjalikke jaotusmaterjale kasutama, tutvustage kõigepealt lühidalt nende struktuuri ja sisukorda. Esinemisel andke aeg-ajalt viiteid materjalidele (”Leheküljel 5 on näha…”).
Esitage oma põhiseisukohad ja kõige olulisem informatsioon esinemise algul ja materjali esimestel lehtedel, muidu ei kuula inimesed enam teid, vaid lehitsevad oma materjale, leidmaks nende jaoks olulist.
Jaotusmaterjale ei jätku.
Kui teie kuulajaskond on oodatust suurem ja ei ole võimalik teha lisakoopiaid, ärge jagage materjale üldse, et mitte tekitada ebavõrdsust. Kasutage videoprojektorit või pabertahvlit, et kogu kuulajaskonnaga infot jagada. Leppige kuulajatega kokku, kuidas nad materjalid hiljem kätte saavad (saadate järgi, internetist vms). Võimalusel jätke üks (ainult üks!) eksemplar koosoleku või ürituse juhatajale.
Esinemiseks pakutud tingimused on ebasobivad. Ärge laske ennast asetada ebasobivatesse tingimustesse. Võimalusel kontrollige eelnevalt üle esinemise koht. Andke korraldajatele teada, mida te vajate.
Kui see ei ole võimalik ja ebasobivad tingimused tabavad teid ootamatult, paluge sõbralikult ja naeratades teha teie jaoks hädavajalikke ümberkorraldusi. Reeglina sellest ei keelduta. Olge valvas ja reageerige kiiresti. Näiteks on raske esineda veenva ja mõjusa sõnumiga, olles uppumas pehme diivani polstrisse, istmik 30 cm kõrgusel põrandast. Paluge aegsasti sobivamat istekohta.
Suu kuivab, sõnad takerduvad.
Hoolitsega, et teil oleks vesi käepärast. Vältige mullidega vett, see võib omakorda piinlikke momente tekitada. Parem ajage läbi hoopis ilma, kui et joote gaseeritud jooke.
Väike nipp – rullige paberist väike kuulikene ja asetage see põske igeme alla. Nii nagu hambaarst paneb suhu vatitampoone, tekitab selline kuulikene süljeeritust ja hoiab suu ja kurgu niiske. Harjutage kindlasti enne omaette, et veenduda, kas see on teile mugav.
Kuulajad räägivad omavahel. Proovige sekkumist sellises järjekorras: küsige, kas neil on küsimusi; küsige, kas miski vajab täiendavat selgitamist; liikuge rääkides neile lähemale; rääkige vaiksemalt või pidage pausi. Kui miski ei aita ja ka keegi teine lobisejaid korrale ei kutsu, kommenteerige sõbralikult ja naeratades olukorda ja küsige, kas oleks vaja kokku leppida uus kohtumise aeg?
Pillate maha oma märkmed. Kommenteerige naljatades oma kohmakust. Võtke rahulikult aeg maha, et paberid kokku korjata ja järg üles leida. Jätkake alles siis, kui olete selleks valmis. Loodetavasti olid teie lehed ikka nummerdatud!?
