Kristel Jalak, ilmunud lühendatult Äripäeva eriväljaandes Juhtimine 29.10.2007
Kameeleonide perekonnas on ligikaudu 70 erinevat liiki ja nende hulka kuulub nii rohkem kui poolemeetriseid hiiglasi kui ka paarisentimeetriseid kääbuseid. Mitte suurus ja tugevus ei üldiseloomusta neid, vaid võime kohaneda keskkonnaga. Kameeleon muudab oma värvi vastavalt olukorrale, muutudes kas märkamatuks või ähvardavalt kirkaks. Ta saab liigutada oma ümmargusi silmi teineteisest sõltumatult. Ta võib vaadata nii enda ette, et saaki leida, kui ka taha ja nii ohtu ennetada. Kameeleoni liigutustes ei ole tabatavat rütmi, ta liigub okstel ülimalt aeglaselt, hoolitsedes pidevalt kindla toetuspunkti säilitamise eest. Kuid kui loom jõuab sobivale positsioonile, tegutseb ta keel välgukiirusel, haarates valitud putuka. Tänu hoolikale ettevalmistusele ja kohanemisele keskkonnaga eksib ta harva.
Mida on läbirääkijal õppida kameeleonilt?
Esiteks ettevalmistust. Eric Gould, kes uuris aastakümneid läbirääkimisi Silicon Valley ettevõtetes väidab, et umbes 75% läbirääkimistel ootavad mõlemad partnerid asja juurde asumisega, et näha, mida teeb teine pool ja sellest lähtuvalt otsustada, kuidas ise toimida. See tähendab, et läbirääkija, kes on hästi ette valmistanud oma positsioonid ja argumendid, kel on kindel jalgealune ja selge eesmärk silme ees, on kindlas eduseisus. Heale ettevalmistusele toetudes saate te kehtestada päevakorra, luua läbirääkimisteks sobiva õhkkonna ja suunata läbirääkimiste kulgu.
läbirääkija, kes on hästi ette valmistanud oma positsioonid ja argumendid, kel on kindel jalgealune ja selge eesmärk silme ees, on kindlas eduseisus.
Läbirääkimisteks valmistudes keskenduvad enamus inimesi oma vajaduste analüüsile, oma positsiooni toetavatele ning partneri veenmiseks vajalikele faktidele ning tõestusmaterjalile. Positsiooni kindlustamiseks oleks vaja aga veel üht-teist.Te ei saa ennustada, kas läbirääkimispartner proovib teid petta või mitte. Küll aga saate te hoolika ettevalmistuse tulemusena koheselt avastada pettuskatsed ning neile ettevalmistunult vastu asuda.
Teie jõud peitub alternatiivides, sealhulgas ka sellistes, mis ei eelda kokkulepet läbirääkimispartneriga. Ehk teisisõnu teie võimalustes läbirääkimiste laua tagant minema kõndida, ilma kokkuleppele jõudmata. Nende alternatiivide ette valmistamine iseenesest juba lisab teile enesekindlust, mis kindlasti peegeldub ka teie suhtlusmaneeris ja mõjutab partnerit. Siiski ei tasu neid alternatiive partnerile avada, sest seda võidakse tajuda ähvarduse või väljapressimisena ja õhkkond muutub vaenulikuks või vähemalt uute lahenduste leidmist mitte toetavaks.
Samas oleks jälle oluline teada partneri alternatiive, sest nii saate konstrueerida pakkumise, kus te ületate partneri alternatiive, kuid mitte liiga paljust loobumise hinnaga.
Kuidas seda teha?
Kuulake rohkem ja rääkige vähem. Kuulamine annab teile eelise. Te kogute informatsiooni vastaspoole vajaduste ja võimaluste kohta, ning saate paindlikult ja loovalt kohandada omapoolseid pakkumisi ja järeleandmisi. Rääkides ise palju, annates selle eelise käest.
Tähelepanelik kuulamine pakub kohandumiseks veelgi võimalusi.
Kuulake rohkem ja rääkige vähem. Kuulamine annab teile eelise.
Peame tunnistama, et inimesed on erinevad. Ja mitte ainult üks inimene ei erine teisest, vaid ka sama inimene võib erinevatel ajahetkedel olla erisugune – teistmoodi tujus, erineva keskendumisvõime või motivatsiooniga. Väline keskkond mõjutab meie meeleolu ja läbirääkimiste pidamise stiili.
Oma meeleolust oleme me enamasti teadlikkud. Me märkame, kui väsime, kui „tuju läheb ära“ või innustume millestki. Kui me tajuksime sama hästi teise inimese meeleolu, saaksime kohandada oma käitumist temaga ja seeläbi olla tulemuslikumad suhtlemisel ja läbirääkimistel. See tundub olevat keeruline, samas valdame me seda oskust suurepäraselt. Me oleme tundlikud teiste inimeste meeleolude suhtes ja kohandume pidevalt oma käitumist. Mõned näited.
Mõelge, kui te jõuate õhtul koju, siis ilmselt aimate esimesest sõnast, mis õhustik seal hetkel valitseb. Kas on lastel parasjagu tüli pooleli või on nad erutatud mingist toredast uudisest? Kas elukaaslane on heas tujus või väsinud ja tüdinud? Ning ilmselt kohandate oma käitumise olukorrale vastavaks, ilma sellele pikemalt mõtlemata.
Või kuidas erineb mehe käitumine sõltuvalt sellest, kas ta on baaris oma tüdruksõbraga või hoopis poissmeestest töökaaslastega? Tunnustav hinnang mõne mööduva siresääre aadressil on aktsepteeritav viimasel puhul ja ilmselt täiesti välistatud esimesel.
Nii et me kohandume pidevalt, iseasi kui teadlikult me seda teeme. Läbirääkija, kes teadlikult kuulab ja analüüsib oma partnerit, oskab kameeleoniga sarnaselt kohandada oma stiili olukorrale sobivaks. See aitab üle ka raskustest. Igalühel meist on mõni ebameeldiv kogemus läbirääkimispartneriga. Olgu siis sellisega, kes hetkekski ei katkestanud oma jutuvoolu, või sellisega, kes ise peaaegu sõnagi ei lausunud või mõne erakordse jäärapeaga.
Oskus märgata ja ära tunda erinevaid stiile annab meile suure eelise.
Vaatame, millised on läbirääkijate tüüpilisemad käitumisstiilid läbirääkimissituatsioonis ja kuidas nendega kohanduda.
Kaasajad. Need inimesed on üldiselt avameelsed ja sõbralikud, vahel isegi edvistavad. Nad on “inimeste” inimesed. Valmis naeratama, valmis rääkima ja ennast avama. Neile meeldib suhelda, kiiresti ja palju kõnelda – enamasti küll iseendast. Nad vaidlevad meelsasti ja naudivad seda. Neil on olemas isiklik arvamus pea kõige kohta siin ilmas ja vestluses või vaidluses seisavad nad veendunult selle eest. Samas ei pruugi nad aru saada või arvestada läbirääkimispartneri seisukohti.
Paljud neist on karismaatilised suhtluspartnerid, – emotsionaalselt väljendusrikkad, kaasa haaravad ja huvitavad inimesed. Nad on head veenjad ja võivad silmagi pilgutamata musta valgeks rääkida ja läbirääkimispartnerit suisa vastupidises veenda. Pingeolukorras ei vaevu nad oma emotsioone varjama ning võivad end partneri peal välja elada.
Samas võivad nad liblikana lennelda teemalt teemale, midagi õieti lõpuni läbi rääkimata. Nad haaravad kinni neile huvitavatest mõtetest ja võivad teemat edasi arendades kalduda täiesti kõrvale läbirääkimiste eesmärgist. Aeg ja koht ei oma nende jaoks suuremat tähtsust ning täpsus ei ole alati nende suurim voorus.
Läbirääkijatena on nende suurimaks nõrkuseks tõenäoliselt kalduvus tulla kohtumisele ette valmistamata või olles vaid pinnapealselt valmistunud. Seega on partner, kes oma kodutöö hästi ära teinud, sageli nende ees eelisseisus. Kuid paljalt faktide ja numbritega neid ei püüa, need on nende jaoks tihtipeale igavad, nad vihkavad detaile. Seega näidake neile visiooni, rääkige põhimõtetest ja rõhuge nende inimlikule poolele. Tunnustus on nende jaoks oluline, suurim hirm aga saada sotsiaalselt tõrjutud ja jääda teiste ees rumalasse olukorda.
Üldiselt on nad suhetele orienteeritud ja võivad suhete säilitamise nimel teha olulisi järeleandmisi. Paljud neist ei talu agressiivset konfronteerumist ja võivad agressiooni kohates tõmbuda tagasi või isegi katkestada läbirääkimised.
Olge aga valvas, et nad teid liigsele lobisemisele ei ahvatle, selle peale on nad meistrid. Endalegi märkamatult võite Kaasajale avada kõik oma kaardid, midagi olulist vastu saamata. Seetõttu valmistuge. Määrake enda jaoks ära, mida võite välja rääkida ja mida mitte ning püsige oma plaani juures kiusatusele vaatamata.
Määrake enda jaoks ära, mida võite välja rääkida ja mida mitte ning püsige oma plaani juures kiusatusele vaatamata.
Ka võitlejad on avatud natuurid, kuid nemad väljendavad seda sootuks teisiti. Neile on iseloomulik võistluslikkus ja tugev vajadus peale jääda, kas või suhete hinnaga. Ja suhteid nad sageli oma läbirääkimisstiiliga ka kahjustavad. Võim ja autoriteet on need, mida nad austavad ja mille poole ka ise püüdlevad. Neile iseloomulik jõulisus võib äärmuslikult väljenduda agressioonis ja jõhkrates rünnakutes. Samas on nad võimelised kiirelt otsuseid langetama ja neist ka teada andma.
Nad ei hoia tagasi oma arvamust ning ootavad ka partnerilt vastuseid – nüüd ja kohe. Oma positsioone on nad valmis kaitsma viimase hingetõmbeni ja reeglina on nad ka hästi ette valmistunud. Vähemalt asjades, mis on nende jaoks tähtsad. Olles ”suure pildi” inimesed võivad nad aga ignoreerida detaile, mis on tähtsusetud neile, kuid võivad omada olulisi tagajärgi teistele.
Vabandused, miks midagi tegemata on, pigem ärritavad neid kui et sunnivad leebuma ja teiste ideede suhtes võivad nad olla ebameeldialt kriitilised.
Läbirääkijatena on nad rasked ja tihtilugu ka ebameeldivad partnerid, kes ei pea lubamatuks teiste peale karjuda, neid alandada või solvata. Nende mõjutamiseks tuleb neile vastata samaga, näidata oma jõudu ja autoriteeti ning esitada kindlaid fakte. Nad ei solvu, kui avaldate neile ilustamata tõe. Kui Võitleja alternatiivid tehingust loobumiseks on nirud, rõhutage seda. Vaadake talle otse silma, rääkide vaiksemalt ja laduge talle ette kõik faktid mõlema osapoole vajadustest ja võimalikest alternatiividest. Üldiselt tunnistavad nad partneri argumente, kui need toovad kasu talle ja on valmis tehinguteks, mis suurendavad tema võimu ja mõjujõudu. Kui nad midagi kardavad, siis on see kontrolli käest laskmine ja enese ära kasutamine teiste poolt.
Nad reeglina väärtustavad oma aega, seega rääkige pigem lühidalt. Läbirääkimise koha valikul on oluline arvestada, et nad ammutavad jõudu oma territooriumilt, seega pigem ärge leppige kohtumist kokku tema kabinetis.
Võitlejatele meeldib teisi veenda. Laske tal seda teha. Mida rohkem ta pingutab oma positsioonide õigustamiseks, seda rohkem informatsiooni te temalt saate ja seda enam laieneb teie mängumaa.
Kooskõlastajad on tagasihoidlikud ja pigem endassetõmbunud inimesed, seetõttu läbirääkimislaua taha ei satu nad tõenäoliselt nii sageli kui eelpool kirjaldatud võitlejad või kaasajad.
Kooskõlastajatele meeldivad detailid ja numbritega on nad hästi kursis. Nad on täpsed, hoolikad ja võivad oma vaiksel moel olla erakordselt järjekindlad. Loomupoolest konservatiivid, ei armasta nad muutusi ja uudseid lähenemisi. Ka ei huvita neid eriti ideed ja visioonid, küll aga võtavad nad kuulda loogikat ja analüüsitulemusi. Samas võivad nad takerduda detailisesse ja mingi suhteliselt väheolulise detaili juurde kinni jäädes kaotada silmist ”suure pildi”.
Läbirääkimistele tulles on nad igatahes põhjalikult valmistunud ning kaalunud kõikvõimalikke poolt ja vastu argumente. Nende lemmikküsimus on: ”Mis siis kui…?”
Oma koduterritooriumil viibimine on nende jaoks oluline, sest nii saavad nad läbirääkimiste käigus end jooksvalt varustada vajalike faktide ja üksikasjadega. Olge temaga kannatlik, andke talle aega, mida ta vajab järele mõtlemiseks ning näidake, kuidas detailid, millest te rääkisite, seostuvad ”suure pildiga”. Võimaldage talle traditsioonide järgimist, sest tema suurim hirm on stabiilsuse kaotamine.
Kooskõlastaja soovib kindlasti vältida konflikte. Kaasaja entusiastlik veenmisvõime või võitleja agressioon võib sundida teda järeleandmistele, mida ta hiljem kahetseb.
Ka keskendujaid kohtab läbirääkimistel pigem harva, sest nad on meelsamini ”tagatoa” inimesed. Nad on vaiksed ja isegi kinnised kuid usaldusväärsed ja teevad oma kodutöö hoolikalt.
Tõenäoliselt on nad hästi ette valmistanud, kuid kuna teiste inimeste mõjutamine võib olla neile vastumeelne, siis nende argumendid ei pruugi kõlada veenvalt. See aga ei tähenda, et neid endid on kerge veenda. Ka püsib neil hästi meeles varem kogetud ebaõiglus ja nende vastupanu ebasümpaatsele partnerile läbirääkimiste käigus üha kasvab.
Nende jaoks on oluline teha asju õigesti ja kõige rohkem pelgavad nad kriitikat oma töö kohta.
Ka nemad vajavad detailset faktilist tõestusmaterjali ja piisavalt aega selle läbi töötamiseks. Mõistlik oleks talle materjale kirjalikult ette saata, see säästab aega läbirääkimistel. Igal juhul olge valmis selleks, et teil tuleb ära kuulata oluliselt rohkem informatsiooni, kui te tegelikult kuulda tahaksite.
Oskus märgata ja ära tunda erinevaid stiile annab meile suure eelise. Edukad läbirääkijad teavad, et edu aluseks on ettevalmistus, kuulamine ja kohanemine. Mitte suurus, staatus või mõjuvõim. Eriti viimane kipub läbirääkimiste käigus kõikuma ja kogunema lõpuks selle poolele, kes on paremini valmistunud ja kohanev. Nagu kameeleon.
