Mari-Liis Järg ilmunud Äripäev 26.02.2007
Hoiakud takistavad töö tähtaegset lõpetamist enam kui oskuste puudumine või ajanappus.
Kasutame iga päev väljendeid “raiskab aega”, “löön aega surnuks”, “hoian aega kokku”. Kuid nii kummaline kui see ka pole, ei saa ajaga teha ühtegi neist asjadest.
Aeg läheb omasoodu, meie saame end ajas ise juhtida. Teiste juhtimisel kasutatavad oskused on hädavajalikud ka enda juhtimisel. Seega võiks ju arvata, et hea juht oskab ka oma aega hästi juhtida.
Kuid alati pole see nii ja põhjuseid on kahte laadi. Esiteks hoiakulised: kuidas ma mõtlen sellest, miks üldse tegutseda efektiivsemalt. Teiseks oskustega seonduvad: kas ma ka vaatamata arusaamisele, mida ja kuidas teha, olen ikka tegelikult võimeline asju kavandatud viisil lõpuni viima.
Juhil tundub lihtsam töö ise ära teha
Nii mõnedki komistuskivid saavad alguse inimeste juhtimise oskusest. Üks aja- ja energiakulu põhjustaja on vähene delegeerimisoskus, mis viib delegeeritud ülesande tagasivõtmisele või alluva läbikukkumise heastamisele juhi enda sekkumisega. See omakorda viib juhi tõdemuseni, et delegeerimine ei kanna vilja ja lihtsam on asi ise ära teha kui pärast ikkagi aega lisaprobleemi lahendamisele kulutada.
Üks sellise käitumise vallandumise põhjus on asjaolu, et alluv juhib oma aega kehvasti, jätab töid viimasele minutile või lükkab planeeritud töid edasi ja juht näitab vähest nõudlikkust tööde tähtajaks tegemise suhtes.
Suutmatus delegeerida taandub tihti ka sellele, et juhi usaldus on kadunud või ülesanne tundub nii oluline, et seda ei saa kellelegi muule jätta.
Kaugtöö nõuab tugevaid kokkuleppeid
Teine efektiivsuse vähendaja on vähene teadlikkus meeskonnaliikmete ajakasutusest koos ebapiisava infovahetusega – juht pole suutnud teha oma meeskonnas kokkuleppeid või ei näita üles nõudlikkust nende täitmise suhtes. Näiteks ei vaevu üks kodubüroos töötaja andma nädala lõpul teistele osapooltele teada oma tehnilisest probleemist, mistõttu ei saa ta infot piisava kiirusega kokkulepitud tähtajaks edastada. See omakorda halvab teiste koostööpartnerite töö. Näiliselt oleks tegu justkui üksikisiku probleemiga, kuid tööprotsessi tervikuna vaadeldes tõmmatakse pidur peale kogu firma tööprotsessile. Nagu doominoklotside kokkukukkumisel, järgneb üks asi teisele ja lõpptulemus võib kanduda kliendini. Siin tuleks tegutseda tõesti mitte üksikisiku, vaid meeskonna tasandil ja rääkida läbi nii tekkinud probleemid kui ka teha kokkulepped, mida kõik meeskonnaliikmed peaksid järgima.
Ajaplaneerimise kohta ringlevad eksitavad müüdid:
Müüt 1: Planeerimine vähendab loovust
“Ma saan aru küll, et planeerimine üldiselt on vajalik, kuid meie töö on nii loov, et siin ei ole võimalik planeerida. Pealegi muudab liigne planeerimine jäigaks ja kaotab elust igasuguse spontaansuse.”
Huvitav on märgata, et selle veendumuse järgi oleks planeerimise vastand justkui spontaansus ja loovus. Tegelikkuses pole ju kehv planeerija sugugi spontaanne, vaid annab järele pigem vahele tulevatele segajatele (telefonikõned, meilid), mis omakorda vähendab produktiivust. Samuti ei tähenda planeerimine rutiinsust ja kindlaid stampe. Edukas planeerija muudab olulised asjad oma ajakavas ajalisteks ning peab neist ka kinni. Mõnes mõttes võib öelda, et efektiivne ajakasutus (koos planeerimisega) annab sulle võimaluse olla loov ning mitte muretseda pisikeste detailide üle. Selle sama tõekspidamise edasiarendus võiks olla see, et “meie töö iseloom on selline, mis ei võimalda pikka planeerimist, me peamegi kogu aeg tegema seda, mis ette tuleb”. Sellest näilisest paratamatusest tulenevalt muutuvad nii juhid kui ka nende alluvad reaktiivseteks. Vahele tulevad asjad tunduvad tähtsad juba seetõttu, et nad on kiired ja vajavad ülikiiret lahendust. Kindlasti on ameteid, kus reageerimine sissetulevatele asjadele ongi töö sisu. Kuid ka neis ametites on kas või mõni protsent neid tegevusi, mida saab teha planeeritult ja mille muidu kiire tegutsemine välja tõrjub. Samuti tuleks silmas pidada, et mida kiirem töötempo, seda tähtsam on planeerida aeg süvenemist vajavateks ülesanneteks.
Müüt 2: Ajasurve suurendab töövõimet
“Ma töötan palju paremini ajasurve all, töö lausa lendab mu käes ja alati jõuan ma tähtajaks valmis.”
Ma usun, et igaüks meist on kogenud tähtaja “võluvõimet”.
Aga kujutage nüüd ette, kui te teeksite kõik tööd ajasurve all. Suure tõenäosusega teetegi töö ära, mis sel hetkel ja nendes tingimustes on võimalik teha, kuid mitte parimal moel. Ja seda sel lihtsat viisil, et sul ei jää aega parandada vigu, mis võivad tekkida, ega näha selgemalt võimalikke ettetulevaid takistusi või puuduvat infot. Samuti võivad sattuda sinu koostööpartnerid “tule” alla. Parim, mis sinuga seda müüti uskudes juhtub, on see, et tunned enda kangelasena järjekordse võidu üle lahingus tähtajaga. Samal ajal võtad endalt võimaluse teha suurepärast tööd. Loomulikult ei saa soovitus selle müüdi murdmiseks kõlada viisil, et ärge iialgi pange tähtaegu või vältige iga hinna eest ajasurvet. Pigem oleks soovitus tähtajast lähtuvalt planeerida antud töö ette koos mõistlike puhvritega ja sellest ka kinni pidada.
Müüt 3: Planeerija ei jõua iialgi tegudeni
“Oskused, mida läheb vaja efektiivseks ajakasutuseks, võtavad iseenesest niipalju aega, et mul pole seda kuskilt võtta. Ja pealegi mõõdetakse minu tegevust tegemise, mitte tegemata jätmise järgi, seega ei ole siin aega midagi mõelda ja planeerida – nii ei jõua iialgi tegudeni.”
Siin meenub mulle kohe lugu vanamehest, kes läks metsa puid saagima ja oli nii tööhoos, et sae nüriks minekut ei märganudki. Seepeale tuli külamees ja andis nõu saag ära teritada, siis minevat libedamalt. Kuid talumees ei tahtnud seda teha, vastates, et ta ei saa, ta peab ju saagima. Nii tundub ka olevat selle müüdiga, et 15 minutit mõtlemist ja planeerimist võib tuua tegelikult tunde kokkuhoitud aega ja energiat ning planeerimistegevus ise pole eriti aeganõudev. Samuti peaks iga juht hoidma oma “sae” terava, seda igasuguste ülesannete tarvis. Piltlikult öeldes: nüri saega tööd nühkides me mitte ainult ei saavuta pikema ajaga tulemust, vaid koormame ka ennast liigselt. Teisisõnu, ühe juhi ajakavas peaks olema ka kindalaks määratud ruum “sae teritamiseks”.
