Jääge targaks!

Et maandada organisatsiooni lolliks koondamise riski, jälgige, et inimeste arv ja töö väheneks proportsionaalselt. Mitte nii, et tööd jääb vähemaks 2 inimese jagu, kulude kokkuhoiuks koondatakse aga 4. Paraku  ei ole sugugi lihtne alati aru saada, kui palju töö maht tegelikult – kui üldse? – väheneb. Ja milliseid (töö)ülesandeid inimesed TEGELIKULT täidavad? Seega, enne kui hakkate koondama, vaadake väga kriitiliselt üle töökirjeldused ning ametijuhendid ja võrrelde neid tegeliku eluga. Võib juhtuda, et inimesed teevad hoopis rohkem, või hoopis midagi muud…

Ja otsige reserve, kuidas vähemate inimestega rohkem tehtud saaks.

  • Piinlik küsimus, aga kuidas on teie ettevõttes lood töödistsipliiniga? Kui tööpäev algab kl 8.00, siis mis kell see tegelikult algab? Küsisin ühelt Soome konsultandilt, mille poolest erineb üks Soome tootmisettevõte oma kaksikõest Eestis? Vastus jahmatas mind: “Soomes tähendab tööpäeva algus seda, et töötaja asub oma tööoperatsioone täitma. Eestis tähendab tööpäeva algus, et töötajad alustavad riiete vahetamist ja ootavad, millal kohvipott keema läheb”. Vaadake töökohtadel ringi. Kui sagedased on kohvi- või suitsupausid? Kas kontoritöötajate arvutites vilguvad MSNi aknakesed? Kui pikad on lõunavaheajad?
  • Milline on efektiivsus? Kas inimesed oskavad oma tööd teha, oskavad kasutada abivahendeid? Kas protsessid on sujuvad ja optimaalsed? See, kui teie inimesed teevad pikki päevi, istudes oma töökohal õhtul seitsmeni-kaheksani, ei tähenda automaatselt intensiivset ja efektiivset tööd. Olen näinud olukordi, kus tubli ja usin töötaja raiskab tunde ja tunde ülesandele, mille Excel tabelarvutusprogramm teeks ära paari näpuliigutusega, aga ta ei tea seda – ja tema ülemus ka ei tea? Mida teie juhid teevad? Kas nad juhivad protsesse, inimesi või täidavad spetsialisti funktsioone?
  • Vaadake kriitiliselt üle tööülesanded ja jätke ära kõik tegevused, mis ei ole otseselt seotud organisatsiooni tulemuste saavutamisega. Me teeme üllatavalt palju asju lihtsalt sellepärast, et nii on alati tehtud.  (Töötasin organisatsioonis, kus üks töötaja sisestas sissetulevad tellimused arvutitabelisse, teine kirjutas need tabelist pliiatsiga ruudulisse vihikusse ümber ja kolmas koostas selle vihiku alusel uue tabeli. Minu hämmingut nähes selgitati, et “nii peab”.) Sageli on aruandlus “vohama” hakanud. Kas te tõesti vajate kõiki neid koondeid, statistikat ja ülevaateid? Mis juhtub, kui neid ei oleks? Kuidas on lood koosolekutega? Väga paljudes ettevõtetes on need vähetulemuslikud ajaraiskajad, kuid keegi ei söanda välja öelda, et kuningas on alasti. Mis juhtuks, kui vähendate koosolekuid või muudate need palju kiiremaks ja intensiivsemaks? Mis juhtuks, kui jätate ära mõned töölähetused? Vähendate infovoogu?
  • Millised võimalused oleks teil kasutada praktikante, ametiõpilasi või vabatahtlikke? Tihtipeale usutakse, et nendega on rohkem jama, kui asi väärt. Aga see ei pruugi nii olla. Kui teil on hästi läbi mõeldud ja toimivad juhendamis- ja kontrollisüsteemid, võite saada endale väga motiveeritud tööjõudu suhteliselt odava hinnaga.
  • Ehk on saabunud nüüd ka meil aeg proovida mujal maailmas laialt levinud osaajaga tööd ja töö jagamist? (Personalijuhina mulle väga meeldis võtta tööle “poole kohaga” töötajaid, sest sageli tähendas see, et poole töötasu eest sai ettevõte sama tulemuse, mida oleks andnud täiskohaga inimene.) Võib-olla saate rohkem rakendada lastega kodus olevaid töötajaid või kutsuda appi pensionile jäänud veterane, kes võivad meeleldi olla valmis suht väikese tasu eest osaajaga aitama.
  • Outsourcing ei ole alati lahendus – ja vahel võib just olla! Enne kui otsustate, kas teha ise või tellida töö väljaspoolt, tehke põhjalikud arvutused.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga